File Drive Manager
Existen dos File Drive managers: un File Drive global y otros File Drive por site.
File Drive global
El File Drive global es transversal a todos los sites. Esto significa que todos los archivos que subamos aquí los vamos a poder usar en cualquier site.
Sólo los usuarios con permiso para trabajar con datos globales podrán subir archivos al File Drive global.
File Drive local o de site
Este File Drive es propio del site y los archivos que se suban aquí sólo estarán disponibles para este site.
Desde un site, puedes acceder al File Drive de ese site y al File Drive Global, pero no al File Drive de los demás sites.
Subir un archivo
El proceso de subida es el mismo tanto en el File Drive local como en el global.
Subir un archivo es muy fácil, sólo tienes que darle al botón Upload que aparece a la derecha de la barra superior, para arrancar el proceso de subida.
- Modal: Al darle a subir documento, abre una modal para completar el proceso de subida. Podemos hacerlo arrastrando el archivo a la modal directamente desde tu explorador de documentos, o seleccionándolo desde el explorador de tu navegador. Podemos subir uno o varios archivos a la vez.
- Uploading: Una vez seleccionado el archivo, empieza el proceso de subida.
- Data: Una vez subido, muestra el detalle del archivo en el panel lateral. Podemos rellenar los campos del archivo que queramos: Título, Texto alternativo y asignarle Tags que nos ayuden en una búsqueda posterior.
- Save: Guardamos los datos y el archivo se añade al File Drive.
Datos del archivo
Los datos se quedan guardados en el archivo independientemente de la página o site donde se vaya a usar.
Ordenar el listado
Puedes ordenar y filtrar el listado de los archivos según necesidad:
- Ordenar por orden alfabético, fecha de inclusión o tamaño.
- Filtrar por tipo de archivo: doc, pdf, xlsx, zip.
- Filtrar por archivos usados o no usados.
Eliminar archivo
Podemos eliminar un archivo de dos formas:
- Seleccionando el archivo que queremos eliminar, accediendo a las acciones del archivo desde y seleccionando la opción
Delete - Entrando en el detalle del archivo y seleccionando la opción
Deleteque aparece en la parte inferior del panel derecho.
Antes de borrar cualquier archivo, se pedirá una confirmación para asegurarse de que no se le ha dado por error.
Archivo en uso
Si un archivo se está usando en alguna página de un site, no nos va a permitir eliminarlo. Para poder hacerlo, hay que quitarlo de esas páginas primero. Puedes ver dónde está usando desde la pestaña In use del detalle del mismo.
Crear carpetas
Griddo permite la creación de carpetas para organizar los archivos.
- New folder: Desde el botón
New foldery, si tienes el panel de carpetas abierto, desde el icono que aparece en la sección en la que te encuentras, puedes crear una nueva carpeta. - Modal: Se abre la modal para poner nombre a la nueva carpeta. Por defecto, la carpeta se creará en el lugar en el que te encuentres, pero puedes seleccionar otra carpeta en la que crearla.
- Folder: Cuando se cierra la modal, aparece la nueva carpeta.
Consulta de carpetas
Puedes navegar entre carpetas de manera más ágil abriendo el panel lateral, clicando sobre el icono al lado del título Folders.
Orden de las carpetas
En el panel lateral aparece en orden alfabético y en la pantalla aparecerá según tenga el orden elegido el usuario. Por defecto, será la última creada la primera del listado.
Eliminar carpetas
Eliminar una carpeta es tan sencillo como acceder a las acciones de la carpeta desde y seleccionar la opción Delete. Al hacerlo, eliminará tanto la carpeta como los archivos que contenga.
Archivo en uso
Si la carpeta contiene un archivo se está usando en alguna página de un site, no nos va a permitir eliminarla. Para poder hacerlo, hay que quitar ese archivo de esas páginas primero. Puedes ver dónde está usando desde la pestaña In use del detalle del mismo.
Acceso al File Drive global desde el File Drive de un site
Desde nuestro site, si queremos acceder al File Drive manager global, sólo tenemos darte a la pestaña Global que aparece encima de los filtros. Podremos consultarlos y añadirlos a nuestras páginas desde el editor, pero no podremos editarlos ni eliminarlos desde el site.
Otras acciones disponibles
Desde el File Drive manager, puedes hacer algunas acciones para facilitarte la gestión y consulta de los documentos.
Renombrar una carpeta
Podrás renombrar una carpeta accediendo a las acciones desde y seleccionando la opción Rename. Escribe el nuevo nombre en la modal que aparece y ya tendrás tu carpeta renombrada.
Mover elementos entre carpetas
Puedes mover tanto archivos dentro de carpetas, como carpetas dentro de otras carpetas. Accede a las acciones de la carpeta o archivo desde y selecciona la opción Move to. Luego elige a qué carpeta quieres moverlo.
Consultar dónde se están usando los archivos
Esta funcionalidad saldrá en próximas iteraciones.
En el momento en el que un archivo, sea global o local, se está usando en una página, podremos ver dónde está siendo usado a través del detalle del mismo. En el panel derecho tenemos la pestaña In use y, desde ahí, podemos consultar un listado de todas las páginas donde se usa este documento.
Puede que alguna página no aparezca
Sólo se contabilizan los documentos seleccionados desde el campo específico para ello. Los documentos añadidos a través de una URL no se mostrarán en este listado.
Reemplazar un archivo
Podemos reemplazar un archivo por otro más actualizado y éste se actualizará en todas las páginas donde estuviera asociado de manera automática.
Para hacerlo, entramos en el detalle de un archivo y, en la parte inferior, el damos al botón Replace y seleccionamos el archivo por el que queremos reemplazarlo. Podemos elegir qué hacer con la url seleccionando una de las opciones que aparecen en el desplegable:
- Sustituir la url por una nueva.
- Mantener la url original.
Próximas iteraciones de esta funcionalidad
Las siguientes fases de esta funcionalidad son:
- Consultar en qué páginas se está usando un archivo.
- Mostrar la portada del documento en las miniaturas de los documentos.
- Añadir un previsualizador del documento en la modal de detalle.